Hysbysiad Preifatrwydd

Oni bai ei fod wedi’i nodi’n wahanol yn y Polisi Preifatrwydd, mae gan y termau a ddefnyddiwyd yr un diffiniad â’r diffiniad sydd yn y Telerau ac Amodau.

1. Amdanom ni

1.1 Yn y Polisi Preifatrwydd hwn, mae “ni” yn golygu Cyngor Caerdydd, Awdurdod Lleol yng Nghymru y mae ei swyddfa gofrestredig yng Nghyngor Caerdydd, Neuadd y Sir, Glanfa'r Iwerydd, Caerdydd CF10 4UW. Cyngor Caerdydd fydd yn rheoli unrhyw ddata personol a ddisgrifir yn rhan o’r Polisi Preifatrwydd hwn.

1.2 Os oes gennych unrhyw gwestiynau am eich gwybodaeth bersonol, defnyddiwch y tudalennau “Cysylltwch â Ni” ar ein gwefan, y mae’r ddolen ar waelod y dudalen.

2. Defnyddio’r Wefan a Chynnwys Ar-lein

Mae’r Polisi Preifatrwydd yn berthnasol i’ch defnydd chi o’r Wefan a Chynnwys Ar-lein.  Mae’n bosibl y bydd Hysbysebion Swyddi Gwag Ar-lein, Ymgyrchoedd ac ati neu wefannau cysylltiedig eraill ar y Wefan yn casglu gwybodaeth a dylech edrych ar bolisïau preifatrwydd y partïon eraill fel sy’n briodol ac sy’n berthnasol.

3. Casglu Gwybodaeth

3.1 Pan fyddwch yn cael mynediad at y Wefan drwy unrhyw ffordd, yn defnyddio’r Hysbysebion Swyddi Gwag Ar-lein, Ffurflenni Cais, Ffurflenni Geirda, yn cofrestru cyfrif, yn ateb cwestiynau cyn sgrinio, yn ymateb i neu’n cymryd rhan mewn unrhyw arolwg neu holiadur a anfonir atoch chi gennym ni, yn rhoi sylwadau ar y ffurflen Cysylltu â Ni neu’n ymweld â hysbysebion ymgyrchoedd, byddwn o bosibl yn casglu, yn storio ac yn defnyddio peth o’ch gwybodaeth bersonol yn unol â’r polisi hwn. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn gofyn am wybodaeth oddi wrthych pan fyddwch yn adrodd am broblem gyda’r Wefan neu’r Cynnwys Ar-lein.

3.2 I gofrestru ar y Wefan, byddwn yn gofyn am eich enw, eich cyfeiriad a’ch cod post. Gallwch nodi hefyd os ydych eisoes yn gyflogedig gan Gyngor Caerdydd.  Pan fyddwch yn cyflwyno cais, byddwn hefyd yn casglu ac yn prosesu manylion pellach sy’n berthnasol i’r broses recriwtio. Os ydych yn cysylltu â ni, efallai y byddwn hefyd yn cadw cofnod o’r ohebiaeth honno.

3.3 Efallai y byddem hefyd yn casglu data ynghylch eich ymweliadau â’r Wefan nad oes modd eich adnabod, ond sy’n cofnodi’ch defnydd chi o’n Gwefan a’n Cynnwys Ar-lein gan gynnwys, er enghraifft, manylion am y cyfnod o amser yr ydych wedi defnyddio’r Wefan.

4. Defnyddio eich Gwybodaeth

4.1 Pan fyddwch yn cael mynediad at y Wefan drwy unrhyw ffordd, yn defnyddio’r Hysbysebion Swyddi Gwag Ar-lein, Ffurflenni Cais, yn cofrestru cyfrif, yn ateb cwestiynau cyn sgrinio, yn ymateb i neu’n cymryd rhan mewn unrhyw arolwg neu holiadur a anfonir atoch chi gennym ni, yn rhoi sylwadau ar y ffurflen Cysylltu â Ni neu’n ymweld â hysbysebion ymgyrchoedd, rydych yn cytuno â’r ffaith y bydd eich gwybodaeth o bosibl yn cael ei chasglu, ei storio, ei defnyddio a’i rhannu gyda ni a’n partneriaid, sefydliadau hysbysebu, neu drydydd partïon yr ydym yn gweithio gyda hwy, at unrhyw un o’r dibenion canlynol:

 (a) i roi, cynnal, amddiffyn a gwella ansawdd y Wefan a’r Swyddi Gwag Ar-lein a’r Cynnwys yr ydym yn ei gynnig, gan gynnwys drwy gynnal ymchwil marchnad di-enw, ac i’n hamddiffyn ni a’n defnyddwyr;

 (b) i roi profiad pori personol i chi pan fyddwch yn defnyddio’r Wefan;

 (c) i gyflawni unrhyw gytundebau contract rhyngoch chi a ni;

 (d) os ydych wedi cofrestru ar gyfer Rhybuddion am Swyddi, i anfon manylion am swyddi gwag perthnasol all fod o ddiddordeb i chi.  Gallwch roi stop ar y Rhybuddion Swyddi hyn ar unrhyw adeg drwy newid eich dewisiadau pan fyddwch wedi mewngofnodi.

 (e) er mwyn teilwra ein hysbysebion ar gyfryngau cymdeithasol i’ch defnydd chi o’r Wefan;

 (f) i reoli’r cyfrif Ceisio am Swydd sydd gennych gyda ni;

 (g) i alluogi chi i ddefnyddio ystod llawn y nodweddion ar neu drwy ein Gwefan;

 (h) i gydymffurfio â’r gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol;

 (i) i gysylltu â chi’n achlysurol er mwyn rhoi cyfle i chi i rannu eich barn a’ch profiadau o Gyngor Caerdydd.

 (k) i alluogi ni i gynnal ymchwil marchnad (fel y nodir yn llawnach ym mharagraff 12 isod); a

4.2 Efallai y byddwn yn defnyddio eich cyfeiriad e-bost i anfon hysbysebion am swyddi gwag atoch a diweddariadau am ein Gwasanaethau. Gallwch reoli eich dewisiadau e-bost pan fyddwch wedi mewngofnodi.

5. Storio Gwybodaeth

5.1 Bydd yr holl wybodaeth yn cael ei storio ar ein gweinyddion diogel. Pan fyddwch yn cofrestru, byddwn yn gofyn i chi ddewis cyfrinair sy’n galluogi chi i gael mynediad at y Cynnwys Ar-lein. Chi sy’n gyfrifol am gadw’r cyfrinair hwn yn gyfrinachol. Gofynnwn i chi beidio â rhannu’r cyfrinair hwn gydag unrhyw un.

5.2 Mae diogelwch y wybodaeth a ddarperir ar ein llwyfan yn hanfodol. Mae ein gweinyddion yn seiliedig yn y DU ac mae ein canolfannau data yn gofrestredig ISO 27001 a 9001. Mae’r holl ddata’n cael ei gadw mewn amgylchedd cynnal diogel sy’n bodloni rheoliadau cydymffurfiaeth mandadol, ac mae ein seilwaith yn cael ei reoli gan gyflogeion sydd wedi bod trwy wiriadau’r llywodraeth.

6. Sail Gyfreithiol dros Brosesu eich Gwybodaeth

6.1 Bydd y sail gyfreithiol dros gasglu a defnyddio’r wybodaeth bersonol a ddisgrifir uchod yn dibynnu ar y wybodaeth bersonol berthnasol, a’r cyd-destun penodol mewn perthynas â’i chasglu.

6.2 Fodd bynnag, fel arfer byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol gennych ond (i) os oes gennym ni/nhw eich caniatâd i wneud hynny, (ii) pan fyddwn ni/nhw angen y wybodaeth bersonol i greu contract gyda chi, neu (iii) pan fo’r prosesu er ein/eu buddion gwirioneddol nhw nad ydynt yn cael eu tanategu gan eich hawliau. Mewn rhai achosion, mae’n bosibl y bydd gennym ni/nhw ymrwymiad cyfreithiol i gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi.

6.3 Os ydym yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth bersonol i gydymffurfio â gofyn cyfreithiol neu i greu contract gyda chi, byddwn yn gwneud hyn yn amlwg ar yr amser perthnasol ac yn rhoi gwybod i chi os yw hi’n hanfodol eich bod chi’n cyflwyno’r wybodaeth bersonol (ynghyd â’r canlyniadau posibl os nad ydych yn darparu’r wybodaeth).

6.4 Yn yr un modd, os ydym yn casglu ac yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol at ein buddion cyfreithlon (neu buddion unrhyw drydydd parti), byddwn yn rhoi gwybod i chi ar yr adeg perthnasol beth yw’r buddion cyfreithlon hynny.

7. Datgelu eich Gwybodaeth

Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon gyda chaniatâd y gyfraith gan gynnwys:

(a) gyda’ch caniatâd chi;

(b) i’n cyflenwyr er mwyn iddyn nhw helpu ni i gynnig gwasanaethau ar eich cyfer, mae hyn yn cynnwys: Awdurdodau Lleol a sefydliadau partner eraill sy’n cynnig hysbysebion Swyddi Gwag Ar-lein neu Gynnwys Ar-lein; ein darparwr storio ffeiliau a gwasanaethau rheoli os ydych yn e-bostio ni’n uniongyrchol; os ydych wedi defnyddio ein hopsiwn ‘anfon at ffrind’, dim ond er mwyn galluogi’r person yr ydych wedi anfon yr hysbyseb atynt i weld pwy sydd wedi gwneud hynny; ein meddalwedd gwasanaeth cwsmer os ydych yn cysylltu â’n tîm cymorth; a darparwyr asesiadau a gwasanaethau marcio os ydych yn cyflwyno ffurflen gais pan fydd y broses recriwtio yn cynnwys asesiadau allanol. Mae’n bosibl y bydd defnydd cyflenwyr o’ch data personol yn destun eu polisïau preifatrwydd eu hunain, sydd ar gael ar eu gwefannau. Awgrymwn eich bod chi’n dod yn gyfarwydd â’r amgylchiadau perthnasol a nodir uchod.

(c) os ydym yn gwerthu neu’n prynu unrhyw fusnes neu asedau, yn yr achos hynny mae’n bosibl y byddwn yn datgelu eich gwybodaeth i’r prynwr neu’r gwerthwr arfaethedig o fusnes neu asedau o’r fath,os ydyn nhw’n parhau i ddefnyddio eich gwybodaeth yn sylweddol yn unol â thelerau’r Polisi Preifatrwydd hwn;

(d) os bydd pob un, neu bron pob un o’n hasedau, yn cael eu prynu gan drydydd parti os ydynt yn dal i ddefnyddio eich gwybodaeth yn unol â thelerau’r Polisi Preifatrwydd hwn, yn yr achos hynny bydd gwybodaeth sydd gennym ni yn un o’r asedau sy’n cael eu trosglwyddo; a

(e) os oes gennym ddyletswydd i ddatgelu neu rannu eich gwybodaeth er mwyn cydymffurfio ag unrhyw ymrwymiad cyfreithiol, neu er mwyn gorfodi neu ddefnyddio ein Telerau a chytundebau eraill; neu i amddiffyn ein hawliau, ein heiddo, neu ddiogelwch ein defnyddwyr neu bobl eraill. Mae hyn yn cynnwys cyfnewid gwybodaeth gyda chwmnïau a sefydliadau eraill at ddibenion amddiffyn rhag twyll a lleihau risg credyd.

8. Cadw Data

8.1 Rydym yn cadw gwybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu gennych os oes rheswm gyfreithlon barhaus dros wneud hynny (er enghraifft, i roi gwasanaeth yr ydych wedi gofyn amdano neu i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol, treth neu gyfrifeg perthnasol).

8.2 Os nad oes busnes cyfreithlon parhaus sy’n golygu fod angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn dileu’r wybodaeth.  Mae’n bosibl y bydd ceisiadau a storir ar ein systemau hefyd yn cael eu cadw ar systemau Cyngor Caerdydd.

9. Eich Hawliau

9.1 Mae gennych chi’r hawliau diogelu data canlynol:

Gallwch newid eich manylion personol ar eich tudalen broffil fel y mynnwch.  Rydym yn cynnal gweithdrefn er mwyn eich helpu chi i gadarnhau bod eich gwybodaeth bersonol yn dal i fod yn gywir ac yn gyfredol, neu i ddewis a ydych yn dymuno derbyn deunydd gennym ni neu ein partneriaid ai peidio.

Yn ogystal, gallwch wrthwynebu’r gwaith o brosesu eich gwybodaeth bersonol, gofyn i ni gyfyngu ar broses eich gwybodaeth bersonol neu ofyn i’ch gwybodaeth bersonol fod yn gludadwy. Eto, gallwch weithredu ar yr hawliau hyn drwy gysylltu â ni ar y ddolen ‘Cysylltu â Ni’ isod.

Gallwch danysgrifio i gyfathrebu penodol dros e-bost drwy ddiweddaru eich dewisiadau. Gallwch hefyd ddiweddaru eich gwybodaeth bersonol drwy fewngofnodi i’r Wefan a thrwy fynd ar y dudalen ‘Fy Manylion’. Gallwch hefyd e-bostio ni ar GwasanaethauPoblAD@caerdydd.gov.uk er mwyn cael mynediad at, cywiro, dileu neu ddiweddaru eich gwybodaeth bersonol ar ein systemau. Byddwn yn ateb pob e-bost cyn gynted â phosibl.

Yn yr un modd, os ydyn ni neu’r sefydliad yr ydych wedi ymgeisio ar ei gyfer wedi casglu a phrosesu eich gwybodaeth bersonol gyda’ch caniatâd chi, yna gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.  Ni fydd tynnu nôl eich caniatâd yn effeithio ar gyfreithlonrwydd unrhyw brosesu a gynhaliwyd gennym cyn eich tynnu nôl, nac ychwaith yn effeithio ar brosesu eich gwybodaeth bersonol a gynhaliwyd ar sail prosesu cyfreithiol heblaw am ganiatâd.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau’n ymwneud â phreifatrwydd neu broblemau sydd heb eu datrys, gallwch gysylltu â ni gan ddefnyddio’r wybodaeth a ddarparwyd ym mharagraff 13 isod.

Mae gennych hawl i gwyno i awdurdod diogelu data am ein casgliad a’n defnydd ar eich gwybodaeth bersonol.  I gael rhagor o wybodaeth, mae croeso i chi gysylltu â’ch awdurdod diogelu data lleol. (Mae manylion cyswllt ar gyfer awdurdodau diogelu data yn Ardal Economaidd Ewrop, y Swistir a gwledydd penodol nad ydynt yn Ewrop (gan gynnwys UDA a Canada) ar gael yma).

O bryd i’w gilydd, mae’n bosibl y bydd y Wefan yn cynnwys cysylltiadau i ac o wefannau trydydd partïon. Os ydych yn dilyn dolen i unrhyw un o’r gwefannau hyn, sylwch fod gan y gwefannau hyn eu polisïau preifatrwydd eu hunain. Gwiriwch y polisïau hyn cyn cyflwyno unrhyw wybodaeth bersonol i’r gwefannau hyn.

10. Plant

Rydym yn credu’n gryf mewn amddiffyn preifatrwydd plant. Yn unol â’r gred hon, ni fyddwn yn casglu neu’n cynnal gwybodaeth bersonol gan bobl dan 13 oed, ac nid oes unrhyw ran o’r Wefan hon ar gyfer plant dan 13 oed. Os ydych o dan 13 oed, peidiwch â defnyddio neu ddefnyddio’r Wefan hon ar unrhyw adeg neu mewn unrhyw ffordd. Byddwn yn cymryd camau priodol i ddileu unrhyw wybodaeth bersonol gan bobl o dan 13 oed.

12. Ymchwilio

12.1 Mae’n bosibl y byddwn yn cynnal ymchwil i sicrhau ein bod ni’n cynnig yr ymgysylltiad ceisio am swydd gorau i’r boblogaeth.

12.2 Bydd ymchwil yn cael ei gynnal gan ddefnyddio gwybodaeth sydd â manylion y gallwch adnabod person o edrych arnyn nhw.

12.3 Byddai’r data yr ydym yn ei ddefnyddio yn yr ymchwil hwn yn cynnwys gwybodaeth Cyfle Cyfartal, lle byddech wedi gweld swydd wag, ac weithiau, manylion daearyddol cyffredinol megis rhan gyntaf eich cod post (CF1 er enghraifft).

13. Diweddaru’r Polisi Preifatrwydd hwn

13.1 O bryd i’w gilydd bydd angen diweddaru ein polisi preifatrwydd. Os ydym yn penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn nodi bod newidiadau wedi’u gwneud ar y dudalen hafan. Mae hyn er mwyn sicrhau bod ein defnyddwyr yn ymwybodol bob tro o’r wybodaeth yr ydym yn ei chasglu, sut y byddwn yn ei defnyddio ac ym mha amgylchiadau, os oes rhai, y byddwn yn ei rhannu.

13.2 Os ydym yn dymuno defnyddio gwybodaeth fydd yn arwain at adnabod person mewn unrhyw ffordd wahanol i’r hyn a nodwyd pan gafodd y wybodaeth ei chasglu, byddwn yn rhoi gwybod i ddefnyddwyr drwy e-bost. Bydd gan ddefnyddwyr ddewis o ran p’un ai a fyddwn yn defnyddio eu gwybodaeth yn y ffordd wahanol hon.

14. Cysylltu â ni

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, sylwadau neu gwynion am y Polisi Preifatrwydd hwn, cysylltwch â ni ar y manylion isod:

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, sylwadau neu gwynion am y Polisi Preifatrwydd hwn ynglŷn â phrosesu data, cysylltwch â’n Prosesydd Data penodedig gan ddefnyddio’r manylion isod:

At sylw: Swyddog Diogelu Data